法務業務を一元管理

RICOH Contract Workflow Service(RICOH CWS)は
契約に関する相談から締結後の契約書管理までを
ワンストップで対応可能です。

導入企業（一部）※五十音順

NEWS 新着情報

BUSINESS LAWYERS主催イベントに出展します。4月10日（水）

Legal Innovation Conference〜2024年の法改正＆リーガルテック最新情報〜
2024年に、法務担当者がおさえておくべきトピックを1日にまとめたカンファレンス！
※ ご参加には別途お申込みが必要です（詳しくは主催者サイトをご覧ください）

複数の契約を管理できる「案件管理機能」をリリースします。（2024年4月22日）

RIOCH CWSで管理する契約プロセスを、相手先やプロジェクトごとにまとめて進捗状況やステータスを管理することができます。
これにより自分が担当した契約案件の締結有無、契約状態を一元管理し、締結漏れや登録漏れを防ぐことができ、会社全体でのリスク管理を強化できます。

多要素認証に対応しました。

多要素認証（ワンタイムパスワード）を利用する事が出来るようになりました。

リコー法務のノウハウを凝縮、法務DXを目指すお客様をサポートします

法務部門でよくある課題

RICOH Contract Workflow Service
（RICOH CWS）
によって見込める効果

法務への窓口を１つに集約

膨大な雛形やFAQ的に活用

複数の部門で確認にも対応

FEATURES 特長

電子契約への移行がスムーズに！
- 電子契約サービスにログインすることなくシームレスに連携できる為早期の社内展開が実現できます。
- 4カ月という短期間で50%が電子契約へ移行の実績。
- 紙で契約された文書と同様に電子契約も一元管理ができます。
- 決裁された契約書を電子契約で締結することができます。
コンプライアンスのリスクヘッジを実現！
- 100%の法務チェックを実現できます。
- 締結に至るまでの全過程を記録し検索閲覧も容易にできます。
- 内部統制の強化を実現します。
法務部の対応時間を大幅削減！
- 法務相談の自動回答で対応件数の90%削減の実績。
- 案件情報の共有によりナレッジが可能、回答レベルの向上と所要時間削減ができます。
- 効率化により重要な案件に注力できる。

多彩な機能で法務DXをサポート

法務相談

現場からの相談と回答の
やりとりをサポートします

自動回答機能
相談ルート設定機能
相談承認機能
回答承認機能
関連部署相談機能
※2023年7月リリース

契約審査

社内稟議をサポートします

審査ルート機能
未保管アラート

電子契約連携

電子契約のシステムを意識する事無く電子契約がご利用できます

署名者制限機能
締結後自動登録機能
クラウドサイン連携
DocuSign連携
電子契約選択

契約管理

締結された契約書の保管、
管理をサポートします

原本保管依頼機能
（集約管理）
担当者一括変更
期限管理アラート
電子帳簿保存法対応
（電子取引文書）

その他現場と法務部門をサポートする機能の一部

検索一覧: キーワード検索（添付ファイルを含めた全文検索）、条件検索、CSV出力機能

組織別運用: 組織別ルール機能（システム設定、選択肢、相談ルート、メール設定など）

その他機能: アドレス帳機能、パスワード自動発行（サイト内承認時のみ）、SSO連携（SMAL認証）、
接続元IPアドレス制限、案件一覧表示、多要素認証

CASE 導入事例

エステー株式会社様

法務業務の一貫した運用とサポートによる法担当者の負担を軽減
詳しく見る
TOPICS
【企業紹介】
- 社名：エステー株式会社
- 事業内容：防虫剤・芳香剤・手袋・除湿剤等の開発、製造
- 設立：1948年8月31日
- 従業員数：連結859名、単体441名（2023年3月現在）
- URL：https://www.st-c.co.jp
【課題】
- 複数のシステムを使っていたため、業務ごとに操作が異なり煩雑になった。
- 画面や操作が分かりづらく、一般社員の利用が進まなかった。
- システムの導入に不慣れで、導入や立ち上げに不安があった。
【導入のきっかけ】
- 社内で設定した要求項目をすべてクリアできたこと。
- 機能が一番充実していたこととコストが安かったこと。
【効果】
- 1つのクラウドサービスで法務相談、契約審査、電子契約、契約管理の一元管理を実現。
- 視認性が高く、操作で迷うことがほとんどなく、一般社員の利用が促進され、評判も上々。
- 丁寧な導入・運用のサポートにより、法務担当者の負担を軽減できた。
株式会社LIFULL 様

紙と印鑑、手作業に振り回されていた業務が
一気通貫のスマートな運用に
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TOPICS
【企業紹介】
- 社名：株式会社LIFULL
- 事業内容：不動産情報サービス事業
- 設立：1997年3月12日
- 従業員数：1,549 名（2022年9月30日現在）
- URL：https://lifull.com/
【課題】
- 案件がメーリングリストに埋もれ、担当者が見落としたり、過去の履歴が探しづらかった。
- 紙文書での回覧が必要だったり、契約審査の依頼を提出する為、担当者が出社する必要があった。
- 契約書の印刷・製本・押印・郵送・保管を行っており、紙と手作業による作業が非効率でナレッジの共有がむずかしかった。
- 紙の契約書のファイリングと保管が必要でファイリング作業の手間と保管場所の確保に課題。
【導入のきっかけ】
- 法務相談から契約締結完了、保管まで一気通貫できるシステムであること。
- 導入、維持費のコスト面と技術に精通していない法務でも扱いやすいシステムであること。
【効果】
- カンタンに履歴や過去の案件が確認でき、案件管理やリサーチがしやすくなった。
- オンライン化され、リモートでも業務が可能になり担当者がわざわざ出社する必要がなくなった。
- 契約書の製本の手間や郵送期間等の作業時間が削減され、その他の業務に時間を割く事が出来るようになった。
- ペーパーレスでファイリングの必要がなく作業時間を削減する事ができた。
中外製薬様

雛形を10種類から100種類にし、
法務部門での相談対応案件が1割程度に
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【企業紹介】
- 社名：中外製薬株式会社
- 事業内容：医薬品の研究、開発、製造、販売および輸出入
- 設立：1943年3月8日
- 従業員数：7,664人（連結、2021年12月31日現在）
- URL：https://www.chugai-pharm.co.jp/index.html
【課題】
- 法務部への年間相談件数は1,000件を超え、また締結契約数は年間14,000件を超
- 内製の法務システムで、法務相談は相談受付までは自動だったが、それ以降は取引担当者と法務部員がそれぞれメールでやりとりをしていた。
- メールは共有できる記録として残らず、情報共有が課題。
【導入のきっかけ】
- 法務相談の記録と契約データベースの機能により、法務部でその記録を一元管理できること。
- 法務相談をまとめて記録でき、部員間でノウハウを共有できること。
- パッケージ製品でリコー社内での実践実績があること。
- ほかのお客様のニーズも含め、自動的にどんどん機能がアップデートされること。
【効果】
- 「簡易審査機能」を使い、法務相談前にひな形を使用する事により法務相談が省略可能なケースが増え、法務部門での相談対応が必要な案件は1割程度になった。
- 従来は社内の文書送信システムを利用し最終回答する必要があったが、現在は宛先を探す手間もなく、回答ボタンを押すだけで済むので、相談1件あたり5分間は作業の省力化ができた。
- 相談情報は法務部内で共有され、ほかの法務部員が回答した相談内容も確認できるようになった。
第一工業製薬様

DXの足がかりとして、
電子契約の導入率が4か月弱で50%に
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【企業紹介】
- 社名：第一工業製薬株式会社
- 事業内容：工業用薬剤、健康食品などのライフサイエンス関連製品の製造・販売。
- 設立：1918年8月25日
- 従業員数：560名（連結1,061名）（2021年3月末現在）
- URL：https://www.dks-web.co.jp/
【課題】
- DXによる、バックオフィス業務の改革を推進
- 単純な作業を減らし、重要な法対応など会社にとって付加価値の高い業務の推進のために時間を使うこと。
- 案件の進捗状況が把握しづらかった。
- 案件の進捗確認をメールで行っており、メール対応業務の工数が常に増加傾向であった。
【導入のきっかけ】
- クラウドサインと連携し、一気通貫で業務が処理できるシステムであった。
- 契約前の審査進捗を可視化できる点。
- 工数削減だけでなく、エビデンスやガバナンスの強化も並行して行える点。
【効果】
- 契約について全社的なレベルアップにつながった。
  一例として、
  (1)システム上で法務相談の内容を後から確認できるようになった点。
  (2)相談者も事前に自分で調べて具体的な相談内容を書くようになり、時間短縮や意思疎通も良くなった点。
  (3)担当部署の上長とも情報共有ができてガバナンスも効く様になった点。
- 導入して4か月弱で新規契約の約50%が電子契約
- 相談から契約、契約の保管までをCWSで一元管理するので、別システムへの転記作業も不要。
- 印紙税が不要なことも大きく、印紙税に関するチェック作業や連絡なども不要となった。
シスメックス株式会社様

年間800件の法務相談対応を大幅効率化
相談から管理まで一括検索で利便性向上
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【企業紹介】
- 社名：シスメックス株式会社
- 事業内容：医療機器メーカー
- 設立：1968年2月20日
- 従業員数：連結 9,510名（2021年3月31日現在）
  ※嘱託、パートなどを含む
- URL：https://www.sysmex.co.jp
【課題】
- 法務相談の依頼件数が年間800件超、再相談を含めると1日10件程度の対応
- 法務部への相談サイトと、契約書の登録、管理するサイトを個別で運用
- その為データ容量が圧迫され、サイトが重くなってしまった
- 相談サイトと管理サイトが独立しており、連携が取れず検索等が煩雑となる。
- 契約情報の更新が徹底されず、最新の正確な情報になっていない事もあった
- 法務部門以外の部門が関わる際、メールでの連携を行っていたが情報の集約・管理がしにくい
【導入のきっかけ】
- 法務相談から契約管理まで一元化できるシステムであった
- 従来の運用をできるだけ維持できる使い勝手
- クラウドによりセキュリティ面
- リコーの20年を超える法務業務のノウハウを凝縮して開発されたシステムなので、法務業務に適したシステムだとトライアル期間で実感できた
【効果】
- 簡易審査機能で、法務部への相談が必要か必要でないかを現場で判断できるようになった
- 法務相談から登録、管理まで一元管理でき、クラウドサービスなのでデータ容量も改善した
- 相談から管理まで一元管理する事により必要な情報がスムーズに引き出せるようになり検索のしやすさも向上
- 契約終了前日のアラート通知により、契約を最新の正確な状態にすることが可能
- 他部門間との連携もシステム内で出来るため情報の集約・管理がしやすくなった
株式会社リコー

簡易審査機能で3割以上を自動化
電子契約との連携で3割以上を電子化
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TOPICS
【企業紹介】
- 社名：株式会社リコー
- 事業内容：事業機器、光学機器製造
- 設立：1936年2月6日
- 従業員数：81,184名（2021年3月31日現在）
- URL：https://jp.ricoh.com/
【課題】
- 法務相談件数が年間1万件を超え、年々増え続けると共に迅速な対応が求められる
- 契約のその後を把握しきれない
- 他の法務担当が作成した契約書を共有しきれない
【導入のきっかけ】
- 株式会社リコーの法務部門では、業務の効率化を図るために1998年からグループウェアを使い、法務相談・契約管理システムを運用
【効果】
- 簡易審査で相談対応の3割以上を自動化に成功
- 全契約の状況を把握できるようになり、管理や検索性が大幅に向上
- タスク管理が容易で、業務がどこで止まっているのかを瞬時に判断できる